13 hacks de gestão para fazer seu negócio decolar

hacks de gestão

Por Comunicação Liguesite. Postado em 05/10/2017. Última atualização em 05/10/2017.

Tempo estimado de leitura: 18 minutos.

É comum pensar que a produtividade está associada diretamente à quantidade de trabalho executado ao longo de um período, seja um dia, uma semana ou um mês. E isso não deixa de ser verdade.

O problema é que ser produtivo não envolve apenas fazer muito, mas está diretamente relacionado a fazer da melhor forma.

Por isso, mesmo as pessoas que se consideram altamente produtivas podem ter sérios problemas que interferem na sua realização de tarefas, como organização, concentração e até qualidade.

E com isso, enfrentam grandes problemas de gestão, tanto de suas tarefas, quanto do time ou empresa a qual gerencia.

Se você deseja fazer um bom gerenciamento, ou seja, executar suas ações diárias com o máximo de aproveitamento possível — seu e da sua equipe —, precisa pensar no como, quando, onde e porquê esse trabalho é feito.

É onde surgem os Hacks de Gestão!. Eles são pequenas dicas, ações, ferramentas ou hábitos que você pode adotar a sua rotina para que você consiga extrair o máximo de um dia de trabalho.

E nós listamos todos os principais para que você consiga entender quais funcionam de acordo com suas funções e atividades, para que se torne mais produtivo sem perder a qualidade das ações e, o principal, sem sobrecarga de trabalho para ninguém.

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Ter um calendário ou agenda

A primeira dica pode parecer óbvia, mas também é fundamental.

Ter uma agenda ou um calendário que te ajude a organizar a sua rotina e identificar de forma rápida quais sãos as principais atividades do dia te ajudará a alocar bem as horas que você tem disponível para as demais tarefas.

Mas, mais que ter essas ferramentas, é fundamental organizá-las e consultá-las diariamente.

Para facilitar, caso você opte por usar apps online, você pode utilizar as notificações para ser alertado sobre as principais atividades.

Mas ainda assim, antes de começar o dia, vá até a sua agenda e programe, mesmo que mentalmente, um overview do que precisará ser feito.

Nós indicamos: Google Calendar

Além de prático e funcional, o app permite que você receba notificações no seu navegador sobre as suas reuniões e agendamentos, além de estar integrado com o seu email — caso você use algum domínio integrado ao Gmail.

A plataforma também permite que outras pessoas integradas a sua rede — por exemplo,a sua equipe — acessem a sua agenda de compromissos para agendar reuniões ou ações apenas quando você estiver disponível.

Gerenciador de tarefas

Existem diversos métodos e aplicativos que podem ajudar você a administrar as suas tarefas diárias.

Eles vão facilitar a visualização das suas principais atividades como um todo e também podem contribuir para a sua organização.

Dependendo do gerenciador escolhido, será possível manter um backlog com as tarefas que já foram concluídas, especificar todas as etapas de um processo e ainda delegar as ações que precisam ser realizadas por outras pessoas.

Nós indicamos: Asana e Trello

Os três são ótimos tanto para ajudar na sua organização quanto por suas funcionalidades e praticidade.

O Asana permite que você crie projetos, times de trabalho, delegue tarefas e notifica você por email em relação ao que precisa ser executado diariamente, além de notificar também sobre todas as tarefas escolhidas por você de outras pessoas.

O Trello tem um board estilo Kanban, extremamente funcional e que funciona como um grande bloco de notas, onde você pode dar check nas tarefas executadas e que as organize de acordo com suas preferências — objetivo, prioridade, projeto, status…

Diferenciar: importante de urgente

Um método muito conhecido é separar suas tarefas pela importância e pela urgência. Afinal, quanto mais importante, mais esta será uma atividade que demanda sua ação e concentração. E quando mais urgente, maior será a necessidade de executá-la o quanto antes.

As vezes é difícil entender exatamente quais são essas tarefas, mas para isso existem alguns métodos que você pode usar para orientar você na priorização das suas ações.

Assim, além de garantir prazos, você não perde tempo com as atividades que não se aplicam a esses dois aspectos.

Nós indicamos: A matriz de urgência e importância

matriz de urgência e importância Embora simples, esse quadro ajudará muito a estabelecer as suas prioridades, seja em um período ou em relação a solicitações diárias.

Sempre que receber uma demanda, identifique quais são as características dela:

  • Precisa ser feita agora?
  • Qual o grau de responsabilidade?
  • Só eu posso executar?
  • Demanda muito planejamento?

Assim você saberá em qual quadrante ela se encaixa e conseguirá alocá-la no melhor momento.

Delegar tarefas

Já tocamos nesse ponto algumas vezes, mas não custa reforçar: saiba delegar as tarefas! Tudo aquilo que não precisa ser realizado por você ou que será melhor executado por outra pessoa, por competência técnica ou disponibilidade, deve ser remanejado para que você não fique sobrecarregado ou encarregado de atividades que não são suas.

Para isso é fundamental conhecer exatamente as origens e objetivos de cada atividade, e também ter confiança nas outras pessoas do seu time, independente de qual seja a sua posição em relação a elas.

Nós indicamos: documente tudo!

Na hora de delegar uma tarefa, lembre de documentar essa ação, seja através de um formulário ou email.

Isso servirá tanto para que ambos os lados se organizem quanto para evitar problemas futuros.

Ter processos claros

Processos são fundamentais, não só para a organização, mas também para garantir a qualidade das suas atividades diárias.

Além disso, quando todos conhecem os processos para realização de tarefas, eles conseguem subdividi-las em etapas menores, fazendo com que a sua rotina se torne mais eficiente na execução das mesmas.

Nós indicamos: documente isso também!

O maior problema de muitas empresas é acreditar que existem processos para a execução das tarefas, quando na verdade cada um tem um método documentado internamente, mas sem nenhuma referência para consulta.

Por isso, documente todos os processos, sejam os coletivos ou os pessoais, e garanta que nenhuma etapa será esquecida e também que a sua rotina seja facilitada.

Cuidar da sua saúde

Pode parecer uma coisa boba, mas muitas pessoas acabam sendo menos produtivas pelo cansaço ou por não cuidar bem da saúde.

Má alimentação ou falta de boas horas de sono comprometem a sua concentração, aumentam o estresse, afetam o raciocínio lógico e podem interferir, com isso, diretamente na sua execução de tarefas diária.

Por isso, planeje a sua rotina semanal de maneira a garantir que você conseguirá se alimentar bem, dormir bem e ainda ter um tempo de descanso e relaxamento.

Nós indicamos: faça atividades físicas

Sim, é isso mesmo! Se exercitar, além de ser ótimo para a sua saúde, ajuda também na sua concentração, aumenta a disposição e ajuda a manter o foco! Por isso é uma ótima dica para quem quer se tornar mais produtivo.

Saber dizer não

Uma dificuldade comum, mas que geralmente afeta — e muito — a produtividade de diversos profissionais.

Sempre que você diz sim a uma tarefa que não poderia ou não gostaria de fazer, e que não era propriamente sua, você tem grandes chances de deixar de executar alguma atividade importante, aumentar o seu estresse ou ainda deixar a pessoa na mão.

Por isso, é fundamental que você saiba dizer não a tudo que comprometa a sua rotina e não contribua para o seu trabalho.

Nós indicamos: não responda na hora

Às vezes a diferença entre um sim e um não é pensar 5 minutos a respeito.

Você precisa fazer? Gostaria de fazer? Isso compromete alguma atividade sua? Avalie antes de topar entrar em um novo projeto ou ajudar uma amigo, sem que essa seja uma desculpa para não agir colaborativamente.

Desativar notificações não importantes

Um dos maiores vilões da produtividade são as notificações que interrompem uma tarefa ou uma linha de raciocínio.

Pense em todo o processo: você pára, lê, avalia se responde ou não e, mesmo que não responda, levará um tempo até que você volte ao estado de concentração que estava anteriormente.

Nós indicamos: desabilite as notificações das redes sociais e do Whatsapp

Claro que se você é um profissional de Social Media ou depende do Whatsapp para trabalhar, isso não vale. Mas, fora isso, você deve reservar um horário para acessar os seus canais de comunicação que não interferem no trabalho.

Por mais que você não consiga, por exemplo, desativar todos, escolha aqueles que mais tomam a sua atenção e que não demandam urgência, como os grupos do Whatsapp.

Você verá o impacto que isso terá na sua rotina!

Ter um espaço de trabalho organizado e funcional

A sua produtividade também está diretamente relacionada com o seu ambiente de trabalho, e dentro dos que você tem total controle, a sua mesa é um dos principais! Ter a mão e de maneira fácil tudo o que precisa para o seu dia a dia de trabalho — como canetas, papéis de uso constante, blocos de notas e agenda — é um bom começo.

Além disso, tirar do seu espaço distrações comuns e manter a organização poderá te ajudar a se concentrar e ter um ambiente que contribui para a produtividade.

Nós indicamos: o nosso post sobre organização para mesa de escritório

Nesse conteúdo nós listamos algumas iniciativas simples que podem deixar o seu espaço mais organizado e funcional, contribuindo para sua rotina e sua produtividade.

E, falando de produtividade, você ainda terá a opção de ler ou ouvir o nosso conteúdo, de acordo com a sua preferência ou disponibilidade!

Terminar uma tarefa antes de começar uma nova

É mais comum do que parece, e muitas vezes nós nem percebemos o quanto fazemos isso. Mas a falta de organização faz com que as pessoas misturem as tarefas — principalmente por não identificar o que é importante e o que é urgente — e não terminem o que começaram.

Isso afeta a produtividade porque cada vez que você começa uma nova atividade, você precisa se preparar, se organizar, repensar o ponto de partida e iniciar um novo processo de concentração e foco. Além disso, esses stops and plays podem afetar a qualidade das suas ações, e geralmente aumentando o seu tempo de execução.

Nós indicamos: Estabelecer metas

Metas ajudam você a definir prazos, prioridades e ainda organizam a sua rotina! Por isso as metas ajudarão você a se tornar mais produtivo.

Mas lembre-se de documentá-las, sejam elas pessoais ou de um time, para que sejam acessadas sempre que necessário e para que elas não se percam com o tempo.

Organizar a caixa de emails

Emails, embora sejam um item essencial de muitas atividades e indispensáveis para o trabalho, podem comprometer a sua produtividade.

Por isso é bom que você separe momentos do seu dia para se dedicar a ela: ler, responder e, principalmente, deixar a caixa de entrada organizada.

Limpe todos os emails que já foram concluídos, propagandas ou qualquer informação que sirva apenas para deixar a sua caixa mais cheia mas que não seja relevante o suficiente para ser visualizada todas as vezes que você acessar sua caixa.

Nós indicamos: Crie filtros

Filtros servem para classificar os seus emails, sejam os recebidos ou os concluídos, em pastas específicas. Assim você mantém a organização e ainda consegue priorizar os emails realmente importantes e deixar de standby os que podem ser lidos e respondidos depois.

Não confiar na memória

Outro erro mais comum do que se imagina. Diversas vezes ao longo deste post nós falamos sobre documentar atividades, processos e ações. E isso é uma maneira de resguardar você mesmo.

Afinal, as chances de que você se esqueça de fazer algo importante ou perca alguma boa ideia é muito alta e, dependendo da situação, isso pode representar um grande problema.

Além disso, você perderá muito tempo tentando se lembrar do que tinha que fazer ou de com quem tinha que falar e isso, é claro, não é nada produtivo.

Nós indicamos: Crie pautas para as reuniões

Uma das atividades que mais tomam tempo e geralmente são conhecidas por serem improdutivas, são as reuniões. E isso geralmente porque as pessoas não vão preparadas e pontos menos importantes acabam ganhando mais relevância do que deveriam.

Por isso, crie pautas claras e destine um tempo específico para tratar cada ponto e você verá o quanto as suas reuniões serão mais eficientes para todos.

Conclusão

A sua produtividade interfere diretamente na qualidade do seu trabalho, na sua satisfação com o seu emprego e na maneira como você faz a gestão dos seus funcionários, não é mesmo?

Por isso ela deve ser levada a sério!

Esperamos que esses Hacks ajudem você a tornar o seu dia a dia mais funcional e organizado, aumentando o seu rendimento e contribuindo até com o seu bem-estar.

Agora que você já sabe como se tornar mais produtivo, que tal descobrir os 7 motivos pelos quais os melhores colaboradores se demitem?

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