Serviço de

E-mail Profissional

: por que devo contratar para minha empresa?
E-mail Profissional

Por Comunicação Liguesite. Postado em 27/11/2017. Última atualização em 27/11/2017.

Tempo estimado de leitura: 20 minutos.

Você tem um negócio e quer ampliar as suas operações? O foco deve estar voltado para o digital, já que nesse ambiente os limites podem ser ultrapassados. Nesse cenário, uma medida que precisa ser implementada é o serviço de e-mail profissional.

Esse é um recurso fundamental para qualquer negócio.

Afinal, o e-mail ainda é uma ferramenta eficiente para contatar os clientes e os fornecedores, e para repassar uma imagem consolidada sobre o seu empreendimento.

Por isso, se você está começando a atuar no mundo digital ou pensando em migrar para ele, contar com esse serviço é o primeiro passo.

Para ajudá-lo nessa empreitada, neste post vamos indicar a importância desse recurso, as vantagens de contratar uma plataforma especializada e os cuidados necessários nesse processo.

Além disso, vamos trazer dicas práticas para implementar essa ideia.

Então, que tal entender mais sobre e-mail profissional? É só continuar lendo!

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Importância do serviço de e-mail profissional

Talvez você desconheça a história do então chamado correio eletrônico.

Ele foi criado em 1965 com o objetivo de permitir a comunicação entre os usuários dentro de um mainframe, ou o computador de grande porte para o processamento de um volume enorme de informações.

Agora pasme: a internet surgiu em 1969, ou seja, 4 anos depois!

O que todo esse contexto demonstra?

A importância do e-mail como um canal de comunicação entre duas ou mais pessoas e — é claro — a relevância dessa ferramenta para a sua empresa.

Levado para o âmbito profissional, esse recurso é fundamental para trazer credibilidade e para melhorar a reputação da sua loja virtual.

Isso porque o endereço de e-mail terá "@nomedasuaempresa.com.br", diferentemente do que ocorre em serviços gratuitos, como do Gmail, Outlook, etc.

Esse contato poderá ser utilizado em negociações feitas pela internet, seja no site do seu negócio, seja no blog, perfil do Facebook ou chat online.

Assim, a importância do serviço profissional é mostrar para todos os interessados — especialmente os clientes e os fornecedores — que a sua empresa é confiável e pode ser contatada sempre que necessário.

Você também evita problemas posteriores, como endereços de e-mail muito grandes e complicados, que aumentam as chances de erros de digitação.

Vantagens da contratação de uma plataforma de e-mail

A compreensão da importância de usar um serviço profissional de e-mail apresenta as vantagens dessa prática como consequência. Entre os benefícios estão:

Aumento da credibilidade

A existência de um domínio próprio demonstra que a sua empresa é organizada e séria, o que eleva as possibilidades de fechar negócios.

Flexibilidade para o uso

Os e-mails corporativos podem ser personalizados com o nome de seu domínio — por exemplo: [email protected] —, medida que traz uma perspectiva mais profissional.

Além disso, você pode criar várias contas conforme a sua necessidade.

Alcance ampliado

A internet traz várias possibilidades, que permite à sua empresa vender produtos e serviços para pessoas de qualquer lugar.

No entanto, o alcance ampliado vai além, já que sites de busca como o Google priorizam os endereços com domínio próprio.

O resultado é uma facilidade maior de sua empresa ser encontrada pelos clientes, o que leva a mais oportunidades de negócio.

Proteção da marca

A reputação organizacional aumenta a partir do registro de um domínio próprio.

Essa é uma maneira de garantir que somente o seu estabelecimento usará esse nome na internet.

De quebra, os e-mails a serem enviados por você têm menos chance de serem entendidos como spam, o que aumenta as possibilidades de acesso e de redirecionamento do usuário para o seu site.

Esses são os benefícios de usar o serviço de e-mail profissional. No entanto, é necessário abranger também as vantagens de contratar uma plataforma específica para essa finalidade.

Essa ferramenta permite que você conte com um e-mail corporativo sem necessariamente ter um site.

Sua empresa também está desobrigada de fazer diversas configurações ou comprar servidores, porque todos esses aspectos são fornecidos pela prestadora do serviço.

Em outras palavras, você tem acesso a uma boa infraestrutura para o envio das mensagens profissionais.

Outras vantagens conquistadas ao contratar uma plataforma são:

Aumento da segurança

As plataformas de e-mails voltados para empresas utilizam a tecnologia de computação em nuvem para hospedar as mensagens e as informações.

Na prática, isso significa que os dados ficam arquivados em um servidor online de maneira criptografada, o que evita o acesso por pessoas não autorizadas.

Ao mesmo tempo, a computação em nuvem permite que você acesse as suas mensagens e os anexos, sempre que necessário, a partir de qualquer dispositivo com internet.

Adoção de interface intuitiva e personalizada

O serviço profissional está disposto de maneira customizada e fácil de manusear.

Você tem acesso a diferentes recursos, conforme suas necessidades.

É uma maneira de obter flexibilidade e de pagar pelas ferramentas realmente necessárias.

Assim, você pode contratar um pacote completo, repleto de benefícios, ou optar por algo mais simples.

Além disso, há plataformas que permitem a leitura e o envio de e-mails por meio do aplicativo Outlook, o leitor de mensagens eletrônicas mais utilizado no mundo todo.

Espaço e suporte adequados à necessidade da sua empresa

A sua empresa deve contar com esses dois atributos, mas nem sempre eles são oferecidos.

Tenha em mente que a troca de e-mails abrange vários dados e documentos, que exigem um bom espaço.

Nesse quesito, a Liguesite possui um diferencial, já que cada caixa de e-mail tem armazenamento de 25 Gb.

Cuidados necessários ao contratar o serviço

A relevância do uso de um endereço de e-mail específico para a sua empresa requer a contratação de uma plataforma especializada.

Apesar de todos os benefícios já listados, essa decisão também exige alguns cuidados para evitar imprevistos futuros.

O que você deve observar? Confira algumas questões importantes:

Credibilidade da prestadora de serviço

A empresa que disponibiliza a plataforma deve ser reconhecida no mercado e ter uma boa reputação.

Para conferir a credibilidade da prestadora do serviço, vale a pena pesquisar em sites de busca e aqueles que expõem a reclamação sobre produtos e serviços, como o Reclame Aqui.

Lembre-se também de tentar contato com outros clientes e, se possível, entrar em contato em diferentes horários para ver como é o atendimento.

Se o suporte deixar a desejar, mau sinal! Pode ser que você tenha problemas futuramente.

Oferecimento de suporte

Os e-mails são hospedados em uma plataforma específica, que precisa receber o suporte necessário.

Por isso, é importante que o suporte seja fornecido de tal forma a garantir que a sua empresa aproveite o máximo de oportunidades.

Nesse caso, a Liguesite sai na frente, já que a certificadora Gartner, dos Estados Unidos, classificou o serviço de e-mails como o líder na infraestrutura de nuvem pública pelo prestador de serviços.

Em outras palavras, você terá acesso à melhor base de servidores voltada para essa finalidade.

Isso acontece porque a empresa de núvem que presta os serviços da Liguesite conta com mais de 3000 profissionais especializados, que cuidam dos arquivos armazenados em um dos maiores data center de npuvem do mundo.

Além disso, é importante que a empresa prestadora de serviço ofereça um suporte regional, de preferência em todos os estados do Brasil.

Dessa maneira, você evita ficar sem atendimento durante algum momento de imprevisto.

Estabilidade

O quesito anterior está diretamente relacionado a esse, já que sem estabilidade você precisará utilizar o suporte constantemente.

O objetivo é que o serviço seja o mais regular possível para evitar a perda de oportunidades de negócios e a necessidade de desembolsar valores adicionais para manter uma boa infraestrutura.

Tenha em mente ainda que esse critério ajuda a manter a alta produtividade, o que permite ao seu negócio expandir as atividades.

Por isso, a Liguesite mantém um Service Level Agreement (SLA), ou acordo de nível de serviço muito agressivo, entre em contato e confira!

Isso significa que há um grande comprometimento para que a relação estabelecida entre a sua empresa e a prestadora de serviço seja transparente e proveitosa.

Filtragem de spam

O lixo eletrônico é um verdadeiro incômodo e pode fazer com que você perca oportunidades e ignore algum e-mail enviado para a sua empresa.

Por isso, o recomendado é que a empresa conte com uma boa filtragem, a fim de evitar a distração e os ataques de softwares maliciosos, como os vírus.

Nesse contexto, vale a pena destacar que aproximadamente 95% de todo o tráfego de e-mail é derivado do spam.

Então, é ou não um motivo para você ficar atento?

Proteção e privacidade

A empresa prestadora de serviço precisa ser confiável o suficiente para que os dados sensíveis da sua empresa estejam sempre protegidos.

O ideal é que essa informação conste em contrato para que o conteúdo das mensagens seja mantido em segredo e, principalmente, não seja utilizado para publicidade.

Integração com outras aplicações

As ferramentas de colaboração e recursos que possibilitam a integração é uma grande facilidade para o seu negócio.

Algumas plataformas de e-mail permitem gerenciar tarefas, agenda e anotações a partir de um aplicativo baseado na web.

Mobilidade

A plataforma de acesso ao e-mail corporativo deve oferecer funcionamento em diferentes dispositivos, porque isso traz mais mobilidade para você e a sua equipe.

O ideal é que o aplicativo esteja disponível para os sistemas operacionais iOS, Android e Windows.

Dessa maneira, é possível verificar as mensagens a partir dos equipamentos mais utilizados.

Possibilidade de migração

A sua conta de e-mail atual pode ser migrada para algumas plataformas, o que evita a perda de mensagens e de dados em geral.

Vale a pena verificar essa possibilidade, porque é mais uma facilidade para o seu negócio.

Dicas para fazer o seu e-mail profissional

A compreensão da importância desse recurso e dos cuidados necessários ao contratar a plataforma pode fazer você se perguntar: "como posso fazer um e-mail verdadeiramente profissional para obter todos os benefícios apresentados?".

Confira as dicas que traremos em seguida:

Personalize a sua assinatura

O seu e-mail pode contar com uma assinatura diferenciada, que contenha textos e imagens, por exemplo: o logotipo da sua marca.

O ideal é especificar nome, cargo, empresa e formas de contato, como a fanpage nas redes sociais e o telefone empresarial.

Observe que esse recurso é uma maneira de apresentar mais rapidez e profissionalismo ao seu negócio.

Tenha cuidado com a gramática

A Língua Portuguesa deve ser seguida ao escrever os e-mails.

O ideal é ter domínio da língua escrita para que a comunicação seja estabelecida com eficiência.

Isso evita problemas e mal-entendidos com clientes e fornecedores.

Se necessário, utilize um corretor ortográfico.

Alguns navegadores, como o Google Chrome, possuem essa opção.

No entanto, isso não significa que a palavra sublinhada em vermelho está realmente errada.

Por isso, é necessário haver uma análise da sua parte.

Fora essa questão, ainda é preciso ter outros cuidados com a escrita.

Entre as atitudes a serem evitadas estão fontes excessivamente grandes, coloridas e palavras escritas em letras totalmente maiúsculas.

Essas atitudes passam a impressão de que você está gritando e vão contra a ideia de profissionalismo.

Observe também que a conversa deve ser um pouco mais formal.

Escrever a mensagem como se estivesse conversando com um amigo é desnecessário e pode soar de maneira grosseira.

Tenha um domínio próprio

Essa ação passa uma noção de profissionalismo e credibilidade, porque o domínio próprio indica aos clientes e aos fornecedores que a sua empresa é organizada e sólida.

Também fica mais fácil organizar as mensagens e respondê-las rapidamente, especialmente se você contar com uma plataforma especializada.

Assim, o seu negócio terá somente benefícios.

Para ajudá-lo a compreender o que é um e-mail realmente profissional, veja a seguir um comparativo de 3 formatos de e-mails você poderia escolher:

Yahoo! Mail

Esse é um dos serviços de e-mail mais antigos, mas não constitui uma plataforma.

Por meio do Yahoo! é possível ler notícias, fazer pesquisas e acessar as mensagens.

Um dos benefícios é poder conectar as caixas de entradas desse serviço e também as do Gmail, Outlook, Hotmail e AOL.

O usuário ainda pode personalizar a tela com cores diferenciadas, inserir temas e organizar as mensagens, bloco de notas, pastas, buscas, contatos e mensagens instantâneas.

O serviço conta com um filtro de spam, mas que é bastante fraco. Por isso, é comum passar mensagens desnecessárias.

Além disso, o Yahoo! Mail é voltado para o uso pessoal e vem sofrendo ataques maliciosos desde 2013.

Somente em outubro de 2017, o grupo Verizon, que controla o serviço, admitiu que 3 milhões de contas foram violadas em 2013. As informações são do IG. Ou seja, não é muito seguro.

Gmail

A plataforma do Google trabalha com contas para pessoa física e jurídica.

O primeiro é gratuito e o segundo é pago.

As funcionalidades corporativas são variadas, mas o custo de uma conta de e-mail profissional é mais do que salgada.

Ligue Mail Power

Essa é uma plataforma direcionada exclusivamente para o profissional e que oferece 25Gb de espaço para a caixa de entrada.

Os e-mails profissionais podem ter até 50 Mb de anexos e você ainda tem um domínio próprio.

A filtragem de spams é muito eficiente e você tem mobilidade, porque pode acessar as mensagens a partir de dispositivos Android, iOS, Windows e Windows mobile.

Essa é, portanto, a melhor opção para a sua empresa.

Assim, ter um e-mail profissional é fundamental para o seu negócio.

E você, já está preparado? Entre em contato com a Liguesite e veja como o Ligue Mail Power ajudará a sua empresa a ter melhores resultados.

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Agora se você precisar de ajuda para implementar uma estrutura de E-mail Profissional, ou simplesmente se desejar fazer o seu negócio crescer, fique à vontade para falar conosco.

A missão das Franquias de Sucesso é juntos conectar pessoas ao seu negócio por meio da internet!

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