Gestão da produção

: o que é e como fazer?
Gestão da produção

Por Comunicação Liguesite. Tempo estimado de leitura: 18 minutos.

Um bom planejamento pode auxiliar o empreendedor a alcançar níveis satisfatórios de qualidade, diminuir os custos e aumentar, ainda, a lucratividade da empresa.

Isso acontece porque gerenciar é saber o que fazer e como fazer, tudo da melhor maneira possível. Uma boa gestão da produção garante a empresa a obtenção de níveis satisfatórios de qualidade, aumento da lucratividade e diminuição dos custos do negócio, além é claro da satisfação dos funcionários e clientes.

Pensando na importância da gestão de produção para a vida de uma empresa, dedicamos esse espaço para esclarecer tudo sobre o assunto, e orientar aqueles que desejam aplicar e/ou aperfeiçoar a gestão em seu próprio negócio.

E, afinal, o que é gestão da produção?

A gestão da produção é uma atividade inerente a toda atividade comercial, seja ela agroindustrial, industrial ou de serviços.

Como resumido pelo próprio SEBRAE: gerenciar é saber o que fazer e como fazer, de maneira eficiente e barata.

Consiste na gestão de ciclo que vai desde a estruturação dos processos de produção até as etapas finais com o cliente. É por meio do processo de gestão – sempre seguindo propósitos, princípios e valores pré-estabelecidos – que uma empreendimento alcança seus objetivos e metas.

Agora que já sabe o que é gestão da produção, vejamos um passo a passo da gestão da produção.

Quais são as etapas da gestão da produção?

A aplicação da Gestão de produção inclui três funções que não devem ser vistas como uma sequência linear, mas sim um ciclo. Isso porque são atividades que se desenvolvem concomitantemente e possuem uma relação de interdependência entre si, sendo elas:

  • Planejamento

  • Organização

  • Comando

  • Execução e controle

  • Monitoramento/coordenação

Planejamento - esteja um passo à frente

O planejamento da produção está condicionado por fatores estratégicos de marketing e financeiro, como previsão de vendas, capital de giro, fluxo de caixa, capacidade de entrega dos canais de distribuição, etc.

Com base em todos os fatores que impactam o negócio, a empresa irá, enfim, elaborar um plano de produção.

O primeiro passo para conseguir esse fato é conhecer os processos da empresa. Centralize todas as informações que obtiver, organizando as ideias e pontuando aspectos de produção, estoque, demandas, finanças, gastos etc.

O produto de toda essa análise é um cronograma de produção de longo prazo.

A expectativa é de que a produção atenda plenamente a demanda, gerando o mínimo possível de custo com estoque, armazenagem e perda de matérias primas.

É o planejamento que coloca a produção dentro da perspectiva estratégica da empresa.

Para isso, é preciso que esse planejamento seja capaz de estimar com o máximo possível de precisão o custo da produção, que inclui materiais, mão de obra, equipamentos, energia e estoque, distribuindo-o ao longo do período.

Se essa etapa não for cumprida com rigor, todo o resto do processo de produção estará comprometido.

Organização - conheça a sua empresa e preveja possíveis falhas

A organização é um ato contínuo ao planejamento.

A organização é feito de diagnóstico, reestruturação de processos e procedimentos e ganhos de produtividade.

Consiste em estruturar a produção para o melhor aproveitamento possível dos recursos, sejam eles humanos, financeiros, tecnológicos ou materiais. Uma boa dica é fazer um roteiro de produção.

Assim, você consegue definir tarefas, quais são ou serão os equipamentos necessários, o tipo de maquinário, datas para reuniões, objetivos, entre outros aspectos. Dessa forma, fica muito mais fácil colocar o seu planejamento em prática, otimizar o tempo e gastos e, ainda, diagnosticar possíveis falhas.

Comando - seja um bom líder

Para que haja uma satisfatória gestão da produção, é preciso estruturar bem a cadeia de comando, com a criação dos postos, funções, estrutura hierárquica e perfis.

É preciso que os gestores tenham capacidade de liderar pessoal de produção, de identificar gargalos e oportunidades de melhorias, de lidar com pressão e saber motivar equipes.

Ter colaboradores treinados e alinhados com os valores da sua empresa é indispensável. Mas, sem bons líderes parte do potencial é perdido. Por isso, conheça cada um e saiba extrair o que têm de melhor.

Outro dica que pode fazer a diferença, é envolver os funcionários nos processos. Ouvi-los. Quem está na linha de frente pode ter ideias de melhorias que talvez você ainda não tenha visto. E, sem dúvidas, essa abrangência faz com que a sua equipe se sinta reconhecida e como parte do todo.

Execução e controle - coloque em prática e mantenha a qualidade

O controle é feito em cima das metas de produção estipuladas no planejamento. Trata-se de uma ferramenta fundamental do planejamento e da tomada de decisões.

Através do controle é possível identificar a capacidade de desempenho individual, os períodos de maior demanda de trabalho, o fluxo do consumo de materiais, o desperdício, a taxa de ocupação dos colaboradores e uma série de indicadores relacionados à qualidade da produção.

Outra variável do controle na gestão da produção é o controle de qualidade. Para isso, uma boa dica é investir em um setor de qualidade.

É esse controle que garante que todas as unidades sejam concluídas dentro dos requisitos de qualidade estabelecidos pela empresa.

Monitoramento e coordenação - aumente seu potencial de qualidade e entrega

A coordenação é a ponta da cadeia de comando e é responsável diretamente pelos resultados da operação.

Controla de forma mais próxima e frequente os resultados e o desempenho individual de funcionários e equipamentos.

O monitoramento é o que permite um controle maior da produção, assim, é possível identificar gargalos no processo, bem como possíveis falhas de segurança. Como resultado, a fábrica se torna mais produtiva e aumenta o seu potencial de qualidade e entrega.

Para que haja uma satisfatória gestão da produção, é preciso estruturar bem a cadeia de comando, com a criação dos postos, funções, estrutura hierárquica e perfis.

É preciso que os gestores tenham capacidade de liderar pessoal de produção, de identificar gargalos e oportunidades de melhorias, de lidar com pressão e saber motivar equipes.

Controla de forma mais próxima e frequente os resultados e o desempenho individual de funcionários e equipamentos.

Quais são as ferramentas de controle da produção?

Algumas ferramentas de controle da produção são o MRP, o PMP.

O MRP é o planejamento da necessidade de material.

Serve para calcular o volume de insumos e estoques para manter as linhas de produção funcionando, sem que haja risco de desabastecimento e prejuízos com interrupções.

O PMP é o plano mestre de produção.

É a ferramenta que torna o planejamento global da produção possível, levando em conta a capacidade de produzir e entregar dentro das metas estipuladas e prazos acordados com os clientes.

Existe gestão da produção em uma empresa de serviços?

Muitas pessoas se assustam quando alguém fala em gestão da produção em uma empresa de serviços. Afinal de contas, numa empresa de serviços não há uma linha de produção.

Mas, primeiramente, é preciso entender que o produto é fruto de um processo e o serviço é um produto, assim como um bem.

É comum o entendimento de que um produto é algo que possamos tocar, que tenha uma presença física. Esse conceito, no entanto, se aplica a um bem tangível, um objeto.

Produto, na visão do marketing, é tudo aquilo que as empresas entregam aos seus clientes.

Logo, o serviço é um produto.

Se o serviço é um produto, isso significa que ele esteve sujeito a um processo para sua produção.

Se há um processo de produção, seu gerenciamento é indispensável.

O que é necessário para a gestão da produção em empresas de serviços?

Seguindo o mesmo conceito que a produção de um bem material, para produzir um serviço é necessário a presença de pessoas, equipamentos, energia, materiais e insumos, que representam o custo.

É preciso planejar todas as variáveis para obter "um produto" (o serviço entregue ao cliente) dentro do prazo estipulado, alcançando as metas de custo e produtividade.

Em outras palavras, a gestão da produção de serviços não difere tanto assim da gestão da produção de bens. Ao contrário, ela é condicionada pelos mesmos fatores.

É claro cada uma possui suas próprias variáveis, depende das características de cada produção.

Mas, independentemente da natureza do serviço, o controle e o planejamento são feitos a partir de uma planilha ou software, onde constam informações como previsão de vendas, vendas realizadas, custo do serviço prestado por cliente, número de pessoas e tempo empregado na execução de cada tarefa.

Imagine que sua planilha tenha:

  • o que foi vendido

  • o que será feito

  • por quem será feito

  • o início e o fim das atividades

Ficaria bem mais fácil, certo?

Quais ferramentas escolher para auxiliar gestão de produção?

Algumas ferramentas online para realizar esse tipo de controle em pequenas e médias empresas de serviços são o Runrun.it, o Trello e o Acelerato Projetos.

Esses sistemas controlam variáveis como fluxos de trabalho, tempo x tarefa, produtividade e outros aspectos que fazem parte da gestão da produção de serviços.

Empresas que investem em uma boa ferramenta auxiliar, possuem maior facilidade em implantar e executar o controle de produção. Dessa forma, aperfeiçoam o seu desempenho de modo mais rápido e eficaz.

O impacto do relacionamento com o cliente na produção

Falamos muito em ferramentas de controle, inclusive em serviços, mas vamos tratar agora da mais importante delas: a pesquisa de satisfação.

O motivo desse recurso é estabelecer uma conexão entre duas variáveis importantes da gestão da produção em serviços: controle e relacionamento com clientes.

Quando vai a uma consulta médica, um paciente está vivendo em tempo real a experiência com o produto. Se falhas na produção de bens podem ser detectadas no próprio ato da produção, em serviços elas são identificadas perante a experiência do cliente.

Por isso, ao oferecer um bom serviço, é necessário que as empresas dediquem a atenção necessária aos seus clientes. É preciso ouvir, anotar e reportar qualquer reclamação ou sugestão dos consumidores.

Mais que isso, a empresa deve estimular o cliente a avaliar o serviço. Para isso existe a pesquisa de satisfação.

A pesquisa de satisfação também é uma forma da empresa se relacionar com o cliente e mostrar que está preocupada com a opinião do seu consumidor.

Lembra da planilha de controle e o planejamento que falamos acima?

É possível acrescentar a ela informações de controle para sua pesquisa de satisfação ao incluir os seguintes tópicos:

  • como foi o projeto

  • o prazo ficou dentro do esperado

  • a expectativa do cliente foi cumprida

Envolva seu cliente na produção, ele precisa se sentir parte do projeto.

Marketing Digital e Marketing de Relacionamento

Utilizar estratégias de marketing digital é hoje uma poderosa ferramenta para o envolvimento dos seus clientes em diversos momentos de sua empresa.

Uma política bem planejada pode instrumentalizar de forma extremamente satisfatória uma estratégia.

Se você é gestor da área de serviços: pense em tudo que você pode oferecer através de um website, em como sua empresa pode se comunicar com seus clientes usando a tecnologia e em táticas de marketing de relacionamento, como o inbound marketing ou um simples email marketing.

Vender está cada vez mais complicado em meio a tanta concorrência. E se você ainda não possui as estratégias certas de marketing digital: você está ficando para trás e está perdendo vendas (muitas!).

Hoje, se alguém precisa de um serviço, a primeira coisa a se fazer é "pesquisar no Google" buscando encontrar as melhores opções para o que se precisa e com boas referências.

Estratégias de marketing são um dos passos mais importantes do planejamento. E você está esperando para utilizar as melhores estratégias de marketing digital para sua empresa/indústria e impulsionar suas vendas para que toda a estratégia da gestão da produção seja testada e aprovada?

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