Gestão de Compras

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Gestão de compras

Por Artigo de Wallace Castro. Postado em 07/02/2018. Última atualização em 04/06/2019.

Tempo estimado de leitura: 10 minutos.

Você já sabe o que é gestão de compras?

O nome pode fazer com que pareça uma resposta fácil, mas nem todos os empresários realmente conhecem a maioria dos aspectos envolvidos nessa área.

Resumidamente, é o setor ou pessoa responsável por lidar com as compras de tudo o que é necessário para o funcionamento da empresa.

Isso inclui desde o trato com fornecedores para a produção de produtos e serviços, até materiais de uso dos funcionários, produtos de limpeza e de manutenção, e o que mais for preciso para a preservação e produção dos negócios.

A princípio, pode parecer uma atividade simples, ainda que demorada.

Se feita corretamente, realmente não haverá problemas – mas, se não estiver tudo nos conformes, a empresa pode sofrer sérios prejuízos.

Além da economia, que deve sempre ser buscada na medida do possível, é preciso estar atento para que não sejam adquiridos materiais de baixa qualidade, ou ainda para que não faltem.

Toda conta errada resulta em gastos desnecessários e na quebra da confiança do público na empresa.

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Como manter uma gestão de compras eficaz?

Monitore os produtos

O setor de compras deve estar sempre muito bem atualizado em relação ao que acontece na empresa.

Uma boa gestão de compras garante que não falte material na hora certa e que compras de emergência sejam raras.

Para isso, é preciso estar atento constantemente e checar as saídas dos produtos.

Se for o caso de adiantar uma compra para evitar a falta ou o atraso nas entregas, pelo menos você não faltou com o compromisso que tem com os clientes.

Mapeie os fornecedores

Você pode até ter aquele amigo que vende o tipo de material que a empresa precisa, e em muitas situações isso pode ser útil e econômico.

Ainda assim, você não pode parar de procurar na primeira oportunidade.

Faça uma lista de possíveis alternativas, pesquise preços, transportes e outras variáveis.

Tenha certeza de que você tem mais do que apenas uma única saída – e que sua principal escolha seja mesmo a melhor!

Negocie bem, mas não perca a cabeça

Enquanto estiver conversando com os fornecedores, você não pode deixar de lado a negociação.

Cada empresa possui suas próprias demandas, então eles estão acostumados com negociações de todos os tipos.

Aceitar os primeiros valores não é o melhor para você.

Entretanto, é preciso reconhecer quando parar, ou, ao menos, quando mudar de estratégia.

Não insista no que não tiver jeito, e de forma alguma perca o tom!

Ser duro demais ou dar uma impressão grosseira vai simplesmente fazer com que eles te abandonem.

Pior do que isso, é bem provável que ele também fale sobre o ocorrido com outros da área e manche sua reputação.

Tenha bons relacionamentos

Seguindo a onda da dica anterior, é importantíssimo manter bons relacionamentos com todos ao seu redor.

Isso inclui os fornecedores, claro, mas também os demais trabalhadores da sua área, pessoas de quem você pode vir a precisar, e até mesmo aqueles com os quais você não faz mais negócios.

Se na vida pessoal o ideal é se dar bem com a maioria das pessoas, por que na profissional seria diferente?

Conheça a importância do estoque

Algumas empresas não veem necessidade de criar um estoque, especialmente as menores.

Esse é um erro fatal.

Uma gestão de compras eficiente precisa de um estoque para se manter.

Pensando na primeira dica, por exemplo, como você poderia analisar o fluxo de vendas de determinado produto sem o estoque? Ou, ainda, como poderá manter em ordem as ações da equipe de vendas e mesmo das compras?

Como gestor, seu trabalho principal é acompanhar o que anda acontecendo, e isso se torna muito mais complicado sem um sistema de estoque apropriado.

Acompanhe os resultados e ações da empresa

A gestão de compras é uma engrenagem de uma máquina maior.

Não se trata de uma fórmula pronta que, depois de descoberta, vai continuar igual indefinidamente.

Se a empresa estiver crescendo, ou mesmo apenas se mantendo, as variáveis certamente vão mudar.

Em alguma época do ano, é possível que algum produto venda mais do que outro.

Se o pessoal do marketing resolver fazer uma campanha que valorize o produto x, tudo indica que ele vai sair em abundância.

Para atender essas alterações, a gestão de compras precisa estar ciente de todas elas.

E a gestão de compras de serviços?

Se sua empresa trabalha com serviços, tudo bem!

Isso não quer dizer que a gestão de compras não se aplica, e muito menos que não é importante.

As dicas acima ainda são todas válidas – só precisam ser adaptadas!

Mesmo que você ofereça serviços ao invés de bens, é claro que ainda possui seus custos.

Os fornecedores são aqueles que vendem o equipamento e material que você usa, e continua sendo essencial a pesquisa e mapeamento dos mesmos para encontrar o melhor custo-benefício.

Da mesma forma, a gestão de compras de serviços também deve priorizar os bons relacionamentos e acompanhar os resultados com afinco.

Por exemplo, se você tem um salão de beleza e percebe que o serviço de manicure está sendo mais procurado do que o de cabeleireiro, é provável que você precise comprar mais esmaltes e outros itens de manicure do que de cuidados capilares.

Já no que diz respeito ao estoque, a única diferença é que ele será composto principalmente dos produtos usados na aplicação dos serviços.

Um sistema digital é muito útil para isso, e vai servir justamente para o controle do que precisa ou não ser adquirido, e em que momento.

Capriche na gestão de compras!

Use essas dicas com dedicação e tenha uma ótima gestão de compras na sua empresa!

E, caso ainda esteja prestes a começar algo novo, que tal investir na compra de uma franquia de marketing digital?

Você terá ajuda com fornecedores, clientes e administração dos diversos setores – inclusive de compras.

A melhor gestão de compras é aquela que colabora para o crescimento dos negócios de forma sustentável e econômica.

Esperamos que este artigo tenha ajudado a consolidar a sua gestão!

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