Gestão de Contratos

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Gestão de Contratos

Por Artigo de Wallace Castro. Postado em 13/02/2018 em Empreendedorismo

A finalidade desse artigo é entregar ao leitor um material que seja capaz de fazê-lo ter uma boa compreensão do que seja a gestão de contratos.

O leitor deve se perguntar: "por que gestão de contratos"? Já não há tantas variáveis num negócio para fazer gestão?

É um questionamento compreensível, mas é possível justificar a existência dessa disciplina a partir do reconhecimento de que qualquer variável que envolva riscos, oportunidades, processos, pessoas, objetivos e outras variáveis precisa ser gerenciada.

Primeiramente, é importante entender a natureza do contrato, que, na realidade é bastante simples.

O contrato é o documento que formaliza um acordo, deixa claro os direitos e obrigações das partes envolvidas, os prazos e valores envolvidos e, por fim, as penalidades previstas para o caso de descumprimento.

O contrato é um documento legal, uma garantia para as partes envolvidas, contratado e contratantes, de que os termos do acordo serão cumpridos e, caso isso não ocorra, de que serão ressarcidos das perdas decorrentes desse não cumprimento.

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O que é gestão de contratos

A gestão de contratos é um processo que compreende a análise, validação, controle e resultados de cada etapa do ciclo de vida do contrato, que se inicia na pré-contratação, que é a análise dos requisitos, e termina no encerramento do mesmo, que enseja sua substituição, renovação ou mera extinção.

Em primeiro lugar, o responsável pela gestão de contratos deve observar se o mesmo contempla integralmente as necessidades da empresa, seja ela a contratante ou a contratada.

Isso compreende todos os aspectos, como os requisitos contratuais, prazos e valores envolvidos.

Fase pré-contratual

Não basta celebrar um contrato que formaliza direitos e obrigações, se não há como as obrigações serem cumpridas.

Tudo isso faz parte da gestão de contratos, de modo que essa é uma tarefa para alguém que conheça profundamente o negócio e as decisões que estão sendo formalizadas.

Essa é aquela que chamamos de fase pré-contratual, em que as partes estão elaborando os termos do contrato.

Nessa fase é preciso que os termos sejam redigidos claramente e sem dar ensejo a ambiguidades.

Variáveis como garantias, multas e penalidades por quebra de contrato, seja por descumprimento de prazos de pagamento ou não entrega de requisitos combinados devem ser avaliadas nessa fase.

Como se pode perceber, não há nada relacionado com a guarda do contrato físico em uma gaveta e todas as preocupações são relevantes.

Um contrato é um instrumento de segurança, logo é preciso que haja planejamento minucioso.

Um planejamento que inclui, por exemplo, a análise dos ciclos financeiros da empresa.

Em caso de pagamentos recorrentes, uma data mal estipulada para os vencimentos pode comprometer o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa, causando atrasos do contrato em questão ou de outros.

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Fase contratual

Na fase contratual, a gestão de contratos se debruça sobre o cumprimento do mesmo.

Nessa fase, o que se impõe como premissa é o controle. A variável prazo é principal.

Por conta disso, é ideal que haja a elaboração de uma programação dos fatos contratuais com base nas datas de vencimento, seja de pagamento, seja de entrega de serviços, ou requisitos de projetos.

É com base nesse cronograma que o gestor de contratos se certificará de que os prazos estão sendo cumprido.

No caso da empresa, esse controle ocorre no sentido de evitar penalidades.

Com relação à outra parte, para que seja acionada a cobrança das obrigações e possíveis sanções contratuais.

O ideal é que os contratos sejam digitalizados e estejam disponíveis de forma organizada.

Grandes empresas, por exemplo, possuem até centenas de contratos vigentes ao mesmo tempo.

O contrato deve estar disponível para consulta a qualquer momento e deve estar claro quais pessoas dentro da empresa terão acesso ao seu teor.

A finalidade é que as pessoas possam rapidamente dirimir dúvidas relacionadas às cláusulas do contrato.

Gestão do ciclo de vida do contrato

No caso de empresas que lidam com uma complexidade envolvendo a gama de contratos celebrados, ao ponto de demandar um departamento ou um profissional exclusivo para a gestão de contratos, o ideal é que haja uma padronização de procedimentos.

Nesse caso, deve-se adotar o conceito de ciclo de vida do contrato. O ciclo de vida se divide em cinco partes:

  1. Pré-contratação;
  2. Contratação;
  3. Pré-execução;
  4. Execução;
  5. Encerramento

Atenção especial para a última parte do ciclo de vida.

O gestor de contratos deve estar atento ao papel que esse acordo desempenha na vida da empresa.

Pense em um contrato da empresa com fornecedores que está próximo ao fim.

O que a empresa deve fazer?

Aguardar o fim do contrato ou iniciar de forma antecipada a negociação com fornecedores, de modo a ter poder de barganha nessa negociação?

Óbvio que a opção correta é a segunda.

Nesse caso, o cronograma, que atende à fase de execução, permitindo o controle de prazos, atende também à fase de encerramento, estipulando, de forma prévia, quando deve ser iniciada a renegociação.

Alguns cuidados que sempre devem ser tomados

Nem sempre estamos falando de contratos complexos, que representam a formalização de um acordo elaborado pelas partes, em conjunto, fixando os direitos e obrigações de cada parte, os prazos e os valores.

O maior risco, na verdade, está relacionado aos contratos aparentemente pouco complexos, cujo escopo envolve valores pouco expressivos.

É nesses, elaborados unilateralmente, como o contrato de uso da internet, por exemplo, que estão as armadilhas, porque as pessoas dão pouca atenção às cláusulas.

Não importa o tamanho do contrato, ele deve ser rigorosamente analisado.

Outro aspecto importante, nesse caso, é a clareza.

Um contrato mal elaborado, que gere dúvidas no cliente, não só pode melar uma venda, como gerar interpelações futuras por parte do mesmo, principalmente se ele for um consumidor.

Mesmo em empresas pequenas, a gestão de contratos deve ser feita nos mesmos moldes, já que os riscos são os mesmos.

São menos contratos, mas mesmo assim você não anda com eles na cabeça.

Com um ou dois módulos de um software é possível fazer esses controles, mas, em se tratando de pequenas empresas, uma combinação de planilha com pastas eletrônicas já pode ser suficiente.

Forma melhor de reduzir o trabalho com todas essas exigências da gestão de um negócio, é, caso você esteja buscando um negócio lucrativo para investir, pensar com carinho em adquirir uma franquia, um modelo de negócios em que o franqueado recebe pronta toda uma estrutura de gestão, já provada e bem-sucedida.

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