Gestão de Custos

: um guia prático para você aprender a controlá-los
Gestão de Custos

Por Artigo de Wallace Castro. Postado em 18/12/2017. Última atualização em 18/12/2017.

Tempo estimado de leitura: 23 minutos.

O primeiro problema a ser resolvido para entendermos o que é a gestão de custos é diferenciar o que é custo do que é gasto e do que é despesa.

Lembrando que, no final das contas, todos influenciarão no resultado financeiro da empresa.

De uma forma simples, tudo que sai do caixa é um gasto.

Toda saída de caixa previsível no futuro é previsão de gastos.

Entra no orçamento anual e na planilha de fluxo de caixa, apoiando o faturamento.

No final, o que vai aparecer na DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) são os gastos.

Por isso dizemos que uma empresa que gastou mais do que recebeu teve prejuízo, ou, no caso contrário, teve lucro operacional.

Entre os gastos de uma empresa estão as despesas.

As despesas são gastos mais ou menos previsíveis, necessários para o funcionamento da empresa (telefone, luz, aluguel e impostos).

O valor das despesas pode variar, mas é possível ter um controle sobre essa volatilidade com base em outros indicadores, como previsão de vendas e previsão de sazonalidade.

Por exemplo, os impostos que incidem sobre a comercialização das mercadorias, seja sobre o produtor, seja sobre os intermediários, são condicionados ao volume das vendas.

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Se ao final de um período de um ano a empresa conclui que teve gastos de “X” milhões, a soma desses gastos com as depreciações patrimoniais e despesas financeiras (juros, variação cambial) formam o custo total da empresa dentro daquele período.

Sim, mas alguma coisa parece não estar se encaixando por aqui, uma vez que dissemos que os custos estão incluídos nos gastos, mas agora dizemos que os gastos estão incluídos nos custos.

Isso acontece porque são conceitos que se retroalimentam, embora não sejam a mesma coisa.

Se nós pensarmos num determinado produto, para produzi-lo há um custo.

Por exemplo, para produzir um sapato existe um custo relacionado com matéria prima, estoque, processamento, etc.

Quando a empresa compra a matéria prima, ela pode pagar no ato da compra ou agendar para daqui a 60 dias.

O custo dessa matéria prima é o valor total a ser pago por ela.

Não importa quando a empresa pagará por essa matéria prima, quando o produto será produzido e vendido.

O custo tem que ser contabilizado na planilha de custos.

O gasto, no entanto, será contabilizado no fluxo de caixa quando houver o pagamento, a saída de caixa propriamente dita.

Esse valor será contabilizado já na planilha de fluxo de caixa como previsão de gastos, obrigação ou contas a pagar. Daqui a 60 dias será contabilizado o pagamento.

O que é gestão de custos

Voltando ao custo global, que abrange os gastos, as depreciações e as despesas financeiras – as duas últimas não têm impacto direto sobre o caixa, mas afetam o valor do patrimônio e o passivo –, calcular esse custo é essencial para saber se a empresa está gerando receitas suficientes para gerar lucro, se manter saudável e com capacidade de investimento.

Para desenvolver um produto, seja um bem ou serviço, e saber se ele é viável, também é preciso calcular o custo para produzi-lo.

O custo é a última variável do planejamento global e aquela que pode colocar tudo a perder. É desse custo que vamos falar.

O custo do produto é a última variável a entrar no cálculo do preço do mesmo e é uma variável manipulável.

Essa maleabilidade é a gestão de custos, que vai tornar ou não viável e lucrativa a produção e a comercialização do produto.

O que vem antes do custo?

Para o produto existir de fato, precisa ser antes um produto de marketing.

Isso quer dizer que, com base na inteligência de mercado e pesquisas de consumidor a empresa descobre a oportunidade de desenvolver um produto que pode atender a um determinado público, por um preço “X”, na quantidade Y, dentro de um determinado período, a um custo operacional Z, que envolverá logística, comissões, impostos, comunicação e publicidade.

Vamos supor que ao final desse cálculo cheguemos a uma previsão mensal de vendas de 2 mil unidades do produto a R$ 25,00 cada, gerando uma receita bruta de R$ 50 mil.

Para levar esse produto até os canais de distribuição o custo é de R$ 30 mil, incluindo impostos, transporte, mão de obra, comissões e todas as despesas operacionais. Sobra R$ 20 mil.

A partir daí, a empresa precisa estipular uma margem de lucro que lhe seja conveniente e que torne o produto viável.

Então, ela decide que deseja ter R$ 10 mil de lucro.

Para que ela tenha R$ 10 mil de lucro, é preciso que o custo de produção seja de R$ 20 mil (Margem de lucro antes do custo de produção) - R$ 10 mil (margem de lucro desejada após debitado o custo de produção).

Isso significa que, para produzir 2 mil unidades do produto em questão, que será vendido pelo preço de R$ 25,00, a empresa terá que ter um custo de produção igual a R$ 10 mil.

Em outras palavras, o custo por produto deve ser R$ 10 mil / 2 mil unidades = R$ 5,00 por unidade.

Estrutura de custos

A partir dessa meta, caberá ao gerente de produtos criar uma estrutura de custos e fazer a gestão da mesma.

Essa estrutura inclui os custos diretos e os indiretos.

Os custos diretos são aqueles que incidem exclusivamente sobre a produção do produto em questão.

Os indiretos são aqueles que podem ser rateados ou proporcionalizados.

É o caso do custo com energia e instalações, por exemplo.

Planejamento

A gestão de custos é o planejamento e o controle dos mesmos.

Vamos supor que o gerente de produto, depois de fazer uma análise, chegou à conclusão de que para o produto sair dentro das especificações, o custo é de R$ 6,50 por unidade, R$ 1,50 acima do que o tornaria viável do ponto de vista da empresa.

Nesse caso, há algumas alternativas.

A pior delas é transferir esse custo para o preço, exceto a empresa esteja numa situação confortável de monopólio, oligopólio ou grande capacidade de imposição de preço pelo setor em que atua.

Se estiver num ambiente realmente competitivo, a empresa terá que considerar duas possibilidades:

  • abortar o projeto, arcando com os gastos com pesquisa e desenvolvimento;
  • ou reduzir a margem de lucro.

Ao reduzir a margem de lucro do produto, a empresa precisa levar em conta se a contribuição dele, em conjunto com a das demais fontes de receitas da empresa, é capaz de cobrir o custo global da mesma e ainda gerar lucratividade satisfatória para o negócio.

Para chegar a essa decisão, precisa entrar na conta a projeção das despesas.

Níveis de gestão de custos

Repare que existem três níveis de gestão de custos.

O primeiro é o custo do produto, o segundo é o custo total da operação para entregar o produto e o terceiro é o custo global da empresa.

No caso do custo de produção e de entrega, cabe ao gerente de produto fazer a gestão de custos.

No caso do custo global, a gestão de custos cabe ao conselho diretor da empresa.

O importante é salientar o quanto é vital fazer a gestão de custos dentro de uma empresa, inclusive, como veremos mais à frente, tomando cuidado com os custos invisíveis.

Um bom exemplo é o custo de pesquisa e desenvolvimento, que é alto e impacta no resultado financeiro do produto ao longo do tempo.

Esse custo pode ser tratado como gasto ou investimento global no âmbito da contabilidade, mas é preciso que ele seja incluído no custo de produção e rateado durante um determinado período para que possa haver uma previsão realista do retorno do investimento para o seu empreendimento.

Custos fixos e custos variáveis

Abordamos esse tema mais acima, mas nada custa reforçar o conceito.

Os custos, fixos ou variáveis, são compostos por despesas e gastos necessários para viabilizar o produto, a entrega ou a existência da empresa.

Os custos fixos são aqueles que se repetem no mesmo volume dentro de períodos diferentes.

Alguns desses custos são: mão de obra, manutenção periódica de equipamentos, seguro, aluguel e instalações.

Os custos variáveis são os impostos sobre a atividade, insumos, logística de distribuição, etc.

Gestão de custos e formação de preços de produtos

Mais acima, fizemos uma abordagem em que o custo de produção entra como última variável do planejamento.

Esse é o modelo de formação de preço com base no valor do cliente, levando-se em consideração que pouco vale estabelecer um preço com base no custo global do produto se este encalhar por ser caro demais – significa que o posicionamento está errado, a comunicação é equivocada e a distribuição é falha.

Dois fatores que devem entrar na formação de preço são a qualidade e o cliente.

A qualidade vai deixar progressivamente de ser diferencial para ser exigência básica. Quem determina isso é o cliente.

É preciso que as empresas busquem outras formas de diferenciar os seus produtos da concorrência.

Nesse ponto, a gestão de custos deve conciliar, ao mesmo tempo, a preservação de um alto nível de qualidade, a otimização e redução de todos os custos e a satisfação do cliente.

Há casos, no entanto, situações em que uma empresa tem um grande controle sobre o mercado.

Por exemplo, uma empresa que fornece um serviço essencial, como abastecimento de água, pode montar o preço com base na estrutura de custos para fornecimento do serviço, somada à margem de lucro desejada.

Uma empresa que tenha praticamente o monopólio da fabricação e distribuição de cerveja numa região pode trabalhar da mesma forma.

Vamos exemplificar na prática

O custo para produção de 100 mil unidades é de R$ 250 mil. Isso significa um custo de R$ 2,50 por unidade.

Os demais custos, relacionados à entrega das mesmas 100 mil unidades, incluindo logística e impostos, é de R$ R$ 50 mil. Rateando esses R$ 50 mil por 100 mil unidades, teremos R$ 0,50.

Se somarmos os R$ 2,50 (custo de produção) + R$ 0,50 (custo de comercialização e distribuição) teremos o custo de R$ 3,00 por unidade.

Se essa empresa deseja ter um lucro de 100%, ela coloca o preço a R$ 6,00 para o distribuidor.

Se houver aumento dos custos, ela pode repassar para o preço mantendo a margem de lucro de 100%.

Muitas vezes, aumentando o preço, ela pode perder vendas, mas, mesmo assim, aumentar a lucratividade.

Isso acontece, também, quando a empresa estabelece um posicionamento exclusivo.

Enquanto as demais cervejeiras concorrem por preço, ela concorre por um público de maior poder aquisitivo com um produto premium.

Em qualquer hipótese, fazer a gestão dos custos, ter um controle rigoroso dos mesmos, é fundamental, não só na formação de preços, mas em todas as decisões da empresa.

Formação de Preços de Serviços

A lógica não difere na prestação de serviços.

A diferença é que nos serviços não há um custo de produção, pelo menos não na mesma proporção da produção de um bem.

Pode, sim, haver um custo direto, que é a hora de trabalho, no caso de haver subcontratação.

Cada negócio tem sua própria estrutura.

Há empresas de serviços que atendem ocasionalmente, como as de consultoria, como empresas de atendimento emergencial (desentupimento, eletricista), há outras que prestam serviço de assessoria (agências digitais, escritórios de contabilidade e advocacia) e há também aquelas com uma estrutura complexa de custos, que inclui, inclusive, estoque, como é o caso dos restaurantes.

No caso mais simples, que é o da assessoria, em que o cliente gera receitas fixas, o certo é calcular o custo anual, estipular o preço do serviço, com base no valor do cliente, estipular a estimativa de conversão de clientes, com base na análise das vantagens diferenciais do produto, da concorrência e do preço proposto.

Calcular, o faturamento bruto anual, com base na estimativa de vendas e subtrair dele a previsão de custo total anual.

Lucro ou prejuízo

A gestão de custos interfere diretamente no resultado da empresa, acarretando lucro ou prejuízo.

Para os acionistas, o que importa é o lucro ou o prejuízo final, que é demonstrado pelo balanço anual, que mostra se o patrimônio líquido e a dívida da empresa aumentaram ou diminuíram.

Ou seja, se entrou mais dinheiro que saiu, a empresa obteve lucro. Tendo havido o contrário, houve prejuízo.

Se o custo da empresa foi maior que sua geração de receitas, ela teve prejuízo, o que significa aumento do passivo (obrigações) em relação ao ativo (Direitos).

Cinco cuidados e cinco erros na gestão de custos

Para tentar sintetizar tudo que foi falado acima, concluímos com cinco dicas de cuidados com a gestão de custos e cinco respectivos erros:

Custo viabiliza, não determina o preço

Lembre-se que quem define o preço é o posicionamento do produto, a concorrência e a percepção de valor do cliente.

Preço é parte do composto de marketing e não do composto financeiro. O custo sim.

Se os diversos níveis de custo viabilizarem a produção, a comercialização e a entrega do produto ao preço determinado pelo marketing, então o preço é viável.

Erro: Nunca fixe o preço com base exclusivamente nos custos.

Você pode acabar por estabelecer um preço abaixo do que vale o produto e perder lucratividade.

Pior do que isso, pode chegar a um preço inviavelmente alto, incapaz de competir com os preços da concorrência.

Cuidado com os custos invisíveis

Os custos invisíveis não aparecem nas planilhas de custo, mas impactam negativamente na competitividade e na lucratividade da empresa.

É o caso do desperdício de materiais, ou a má ocupação da hora de trabalho.

Por isso, a principal função da gestão de custos é reduzi-los, através da identificação desses focos de desperdício de tempo, dinheiro e recursos humanos.

Erro: Achar que os custos da empresa cabem todos na planilha, quando só os visíveis cabem. Não os ignore!

Cuidado com os custos não medidos

Lembra do custo de pesquisa e desenvolvimento, que é um custo altíssimo dentro da empresa?

O mesmo ocorre com transporte, que, na indústria, responde por cerca de 30% do custo total do produto ao consumidor.

Esses custos devem ser sempre medidos na perspectiva global, através da contabilidade, mas devem também estar na planilha de custos individuais dos produtos.

Erro: Ignorar determinados custos que se relacionam diretamente com o produto, criando uma estrutura de custos, um preço e uma previsão de recuperação do investimento irreais.

Separar os níveis de custo e ratear custos indiretos por produtos

É importantíssimo separar os níveis de custo.

O custo da empresa pode ser maior que as receitas globais, mas isso não quer dizer que ela não seja lucrativa.

Pode haver outros problemas, como desvio de dinheiro, ganhos dos sócios incompatíveis com as receitas, endividamento de curto prazo muito alto, e outros.

Nesse caso, a solução pode ser um alongamento do perfil da dívida, uma auditoria interna ou mesmo a venda de participação.

Lembre-se que cada coisa tem seu custo próprio e há outros que são compartilhados.

Tente saber quanto custa cada produto.

Erros - Análise genérica e não detalhada de custos, que faz com que os problemas não sejam corretamente identificados.

Existe algo pronto para a gestão e controle de custos?

Você pode optar por uma franquia.

Uma franquia possui um modelo de negócios bem definido e testado, assim como a estrutura de custos, preços, comercialização e outros processos.

Além disso, franquias já possuem sistemas próprios e outras variáveis financeiras, sem contar que não há necessidade de custos com pesquisa, desenvolvimento e gestão de marketing.

Erro - Não recorrer à ajuda profissional, se aventurar num negócio apenas com a cara e a coragem e não fazer a gestão de custos.

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Aficionado por empreendedorismo, graduado em Tecnologia, Marketing e Economia, já geriu áreas comerciais de diversas empresas de tecnologia, participa como voluntário do ITFB e ICM, atualmente é o Diretor Comercial e Marketing da rede de Franquias Liguesite.

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