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Gestão do Tempo

Gestão do tempo

Por Artigo de Wallace Castro. Postado em 30/01/2018. Última atualização em 30/01/2018.

Tempo estimado de leitura: 11 minutos.

A gestão do tempo reflete na capacidade de planejar e executar com precisão e consciência a verdadeira quantidade de tempo necessária para a realização de diferentes demandas.

Não à toa, seus principais objetivos se concentram no aumento de eficiência, efetividade e produtividade em empresas de pequeno e médio porte de variados segmentos do mercado.

Pensando na importância da gestão do tempo, especialmente para os modelos de empresas destacados anteriormente, confira neste artigo tudo sobre a mesma - assim como dicas para alcançá-la.

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Sobre a gestão do tempo no trabalho

No trabalho, a gestão do tempo consiste em um dos maiores desafios enfrentados por parte dos líderes, tais como gerentes e gestores em geral.

Isso porque é difícil definir com cautela e precisão, principalmente em um cenário de tamanha competitividade, qual é o tempo necessário (e disponível) para a realização de cada tarefa no seu cotidiano, imagine se você multiplicar essa problemática por alguns colaboradores (ou até mesmo dezenas e centenas deles).

Além disso, a gestão do tempo no trabalho também envolve a definição de metas, de prioridades e a organização das agendas dos colaboradores, de modo a estabelecer quais demandas serão desempenhadas antes, quais serão resolvidas depois e o porquê disso tudo.

Qual é a relação entre gestão do tempo e produtividade?

A gestão do tempo e a produtividade são conceitos que podem parecer distantes, mas que possuem relação direta um com o outro.

Mas por que?

Simples. A gestão do tempo, quando bem definida e igualmente bem orientada ao funcionário, leva à economia de tempo na realização das demandas cotidianas em um escritório, clínica ou qualquer outro modelo de empresa de pequeno/médio porte.

Vamos para um exemplo.

Imagine um funcionário da área de comunicação que leva quatro dias para fazer um planejamento de mídia a um cliente.

Após pesquisa e análise aprofundada, o gestor, por sua vez, percebeu que são necessários apenas dois dias e meio para a execução desta tarefa, sem que tributos como qualidade e eficácia sejam perdidos no processo.

A relação entre o aumento da produtividade e a gestão do tempo está aí. Compreende agora?

Conheça: ferramenta matriz de gestão do tempo

Resumidamente, a matriz de gestão do tempo define prioridades na rotina da equipe/colaborador levando como base:

  • A tarefa é urgente e importante? Demande 20% do dia para tal;
  • É urgente, mas não tão importante? Designe 15% do tempo disponível para tais tarefas;
  • É importante, mas não possui urgência? Aqui está o ponto: priorize essa atividade, designando 60% do tempo da equipe e/ou funcionário à mesma;
  • É importante e não é urgente? Use apenas o tempo livre e restante do dia, ou seja, os 5% restantes.

A ferramenta matriz de gestão do tempo pode auxiliar (e muito) pequenos e médios empreendedores que desejam gerenciar e controlar melhor o seu tempo e de sua equipe, priorizando tarefas mais importantes e sabendo designar o tempo necessário para realização de cada uma delas.

Aposte nela e perceba enorme mudança no potencial produtivo da sua empresa!

5 dicas para gestão do tempo

São algumas dicas preciosas para melhor gestão do tempo em empresas de pequeno e médio porte:

1. Pesquise

Afinal, somente a pesquisa aprofundada poderá lhe dar uma visão mais certeira sobre quanto tempo é necessário para desempenhar cada tarefa.

Tome muito cuidado para não tomar decisões com base no "chute", já que isso pode atrapalhar não só a produtividade como a própria motivação do funcionário.

2. Mantenha uma rotina de atividades

E a distribua entre as equipes e funcionários.

O simples hábito ajuda a manter tudo sempre dentro do planejado evita atrasos e esquecimentos.

Mas lembre-se de ser cauteloso na execução desta dica: a rotina não precisa (e não deve) ser igual todas os dias e semanas, o que caso aconteça, pode refletir em queda de produtividade.

3. Uma coisa de cada vez

O acúmulo de tarefas pode acontecer e, em períodos de crise, é até considerado normal.

Mesmo se este for o caso, lembre-se: cada tarefa deve ser executada em sua plenitude, ou seja, uma coisa de cada vez.

4. Cuidado com a pressão

Manter a sua equipe sob pressão para obter algum resultado pode deixá-la apreensiva e ansiosa – o que diminui a produtividade e a própria vontade em atingir a meta.

Por isso, seja paciente e respeite as limitações de cada indivíduo.

5. Defina prioridades com base na importância e urgência de cada tarefa

E considere ainda a relação entre esses tributos (seguindo, preferencialmente, aquilo que foi exposto anteriormente acima na matriz da gestão do tempo).

Principais benefícios da gestão do tempo

Entre os principais benefícios da gestão do tempo para pequenas e médias empresas destacamos:

  • Mais tempo para realização das demandas cotidianas da empresa;
  • Alívio e queda no estresse dos funcionários;
  • Aumento da produtividade das equipes;
  • Muito mais organização;
  • Melhora da motivação dos funcionários, visto que a gestão do tempo permite que suas demandas sejam executadas sempre dentro do prazo.

Qual a relação entre a gestão do tempo e o investimento em franquias?

Se você também ficou animado (a) com a gestão do tempo após conferir seus benefícios e dicas de implementação, vai ficar ainda mais se estiver pensando em investir em franquias.

Isso porque a gestão de tempo e o investimento em franquias têm mais a ver do que você pode imaginar.

Como assim?

Resumidamente, as franquias são negócios extremamente rentáveis, mas que levam alguns meses (entre 12 a 36 meses, o que depende do segmento e modelo de franquia escolhido) para gerar frutos.

Porém, se houver melhor planejamento e gestão do tempo, levando-se em consideração o tempo gasto com cada atividade cotidiana do negócio, o retorno do investimento pode acontecer antes do esperado.

Que tal apostar nisso?

Agora você já conhece tudo sobre a gestão do tempo, seus benefícios, assim como uma matriz e dicas essenciais para alcançá-la.

Além disso, também já compreende o quanto ela pode fazer a diferença na rotina da sua empresa, caso opte pelo investimento em franquias.

Pensando em tantos benefícios, o que ainda está esperando para seguir as nossas dicas, possibilitando melhor gestão do tempo e muito mais produtividade em sua franquia?

Ao apostar na gestão do tempo, sua empresa se tornará um lugar de prazer e comprometimento.

E como já destacamos anteriormente, ela pode (e deve) ser realizada não apenas em grandes empresas, mas especialmente naquelas de pequeno e médio porte.

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