Otimização de processos

da agência: como fazer de forma eficiente?
Otimização de processos

Por Artigo de Wallace Castro. Postado em 02/10/2018. Última atualização em 02/10/2018.

Tempo estimado de leitura: 10 minutos.

O principal objetivo de uma agência de marketing é fazer entregas de qualidade e no prazo certo, tendo como finalidade satisfazer o seu público consumidor. Mas, para que isso seja possível, é preciso investir na otimização de processos, do contrário, as tarefas podem se tornar desorganizadas e lentas, comprometendo o seu desempenho.

Quando os processos de uma empresa estão bem otimizados, pode-se reduzir os desperdícios, eliminar as falhas e potencializar a sua capacidade de trabalho, ou seja, é possível que você consiga entregar mais e com maior qualidade. Afinal, quando se tem etapas estruturadas corretamente, você e a sua equipe podem produzir mais em menos tempo.

Esse gerenciamento também consiste em compreender, delinear, executar, mensurar e acompanhar as atividades da empresa, independentemente de serem otimizadas ou não, a fim de colher resultados que estejam em harmonia com as metas e objetivos que foram determinados pela administração empresarial.

Para tal, mais do que o controle constante, na maioria dos casos, é necessário implementar métodos e ferramentas que aperfeiçoam as tarefas internas. Quer saber mais? Confira, abaixo, dicas para a otimização de processos da sua agência!

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Otimização de processos: mapeamento, padronização e adequação dos processos

Para colocar a mão na massa, é preciso começar conhecendo e mapeando o funcionamento dos processos da empresa. Faça um levantamento de todos os serviços prestados e das suas respectivas etapas, compreendendo desde o início até a entrega final.

Otimização de processos: mapeamento, padronização e adequação dos processos

Para facilitar essa fase, você pode fazer uso de desenhos e esquemas que possibilitem o entendimento, por exemplo, das atividades da organização, como cada uma funciona de maneira isolada e a integração que as demais tarefas da agência têm entre si.

A partir da identificação dos processos, você obtém os seguintes conhecimentos:

  • atividades que são importantes e geram valor para os seus consumidores;
  • como é usado o seu capital financeiro e os recursos humanos nas tarefas do dia a dia;
  • quais são os gargalos ou pontos que exigem atenção em relação a um colaborador ou área específica da organização.

Depois de conhecer os processos da sua empresa, é o momento de padronizá-los, o que significa submetê-los a um determinado modelo ou método. Assim, as atividades são realizadas sempre da mesma forma, aumentando o controle da qualidade e dos prazos de finalização.

Automatização é a base para otimização de processos

A automatização é o caminho mais rápido para elevar a produtividade e acrescentar agilidade aos seus processos, uma vez que ela se baseia no uso de ferramentas tecnológicas para reduzir o volume de trabalho manual executado pelos funcionários. Ao implementar sistemas mais modernos no seu negócio, as atividades são colocadas no piloto automático, evitando desperdício de dinheiro e tempo.

Muito trabalho pode ser poupado por meio da digitalização de documentos, do armazenamento de arquivos virtuais e do compartilhamento de soluções pela internet. Em vez de ter um sistema de gestão hospedado em um servidor físico, a agência pode contratar o mesmo serviço na nuvem, por exemplo.

Além de economizar tempo, essa ferramenta também poupa outros recursos investidos. Os dados dos arquivos digitais podem ser recuperados mais facilmente do que as informações contidas em arquivos físicos. Com isso, as tarefas simples de consulta ficam mais velozes e podem ser feitas a qualquer momento e de qualquer lugar.

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Utilize um software de gestão integrado

tecnologia é uma grande aliada para otimizar os processos da sua empresa. Há diversas ferramentas disponíveis no mercado que ajudam a aumentar a produtividade e a melhorar os resultados das atividades. Entre elas, é indispensável a adoção de um software de gestão integrado, que é capaz de listar e organizar todas as ações da sua agência em um único lugar.

Esse tipo de programa otimiza o fluxo de informações e gera sensíveis melhorias na comunicação entre os profissionais, fornecedores, e clientes, auxiliando-os a focar nos temas mais relevantes e avisando-os sobre as próximas demandas.

Para proporcionar esse resultado, o gerenciador de tarefas conta com vários recursos e funcionalidades, como a criação de grupos específicos de trabalho. Nesse caso, as atividades consideradas complexas podem ser separadas em partes menores, por exemplo. A maioria das plataformas permite a emissão de notificações que alertam sobre prazos a serem cumpridos, se comunicam de forma eficiente entre o comercial, administrativo e produção, fazendo com que a rotina do seu time fique mais funcional.

Sem falar que você ainda pode diminuir o número de reuniões, favorecer a colaboração entre os funcionários, aumentar o controle dos dados, facilitar a comunicação, monitorar o andamento das atividades e ter acesso a informações mais realistas sobre os serviços executados.

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Otimização de processos: melhore a comunicação interna na agência

Trocar informações é uma maneira imprescindível de entender as alterações que devem ser feitas para otimizar processos e aplicá-los da forma mais adequada. Dentro de uma agência com um cotidiano corrido, o inocente fato de se dirigir até a sala de um colega pode ocasionar o desperdício de tempo.

Um meio de driblar isso e aumentar a produtividade dos colaboradores é facilitando a comunicação a partir de redes sociais, chats internos, wikis e demais plataformas virtuais.

Com essa mudança, além de impedir que as pessoas tenham que se deslocar sempre que precisarem solicitar informações aos colegas, também é possível registrar toda a comunicação interna em um só lugar, o que facilita o resgate dos dados e o monitoramento do que sai e entra na empresa.

Qualifique o seu capital humano isso ajuda na otimização de processos

De nada adianta identificar quais são as necessidades de ajustes nos seus processos se a sua equipe não estiver capacitada para colocar tais melhorias em prática. Os empreendimentos bem-sucedidos são aqueles que se preocupam em investir em mão de obra qualificada e treinamentos para atualizar os conhecimentos dos seus colaboradores, visto que isso resulta em benefícios em todas as suas esferas.

Em algumas situações, quando mudanças em práticas substanciais são necessárias, os profissionais podem apresentar certa resistência. Diante disso, é preciso aplicar medidas que os motivem a abraçar as propostas da organização.

Gerir uma agência não é nada fácil. Isso pressupõe coordenar pessoas, aumentar os lucros e inovar constantemente — tarefas árduas que podem ser simplificadas com a otimização de processos, que acrescenta praticidade e preserva a saúde do negócio.

Precisa produzir mais? Saiba como aumentar a produtividade da agência!

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Aficionado por empreendedorismo, graduado em Tecnologia, Marketing e Economia, já geriu áreas comerciais de diversas empresas de tecnologia, participa como voluntário do ITFB e ICM, atualmente é o Diretor Comercial e Marketing da rede de Franquias Liguesite.

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